Koordynacja dnia ślubu
To, co przeżywa Para Młoda w dniu ślubu wie tylko Para Młoda w dniu ślubu:) Często organizując całość wydarzenia przez wiele miesięcy, a nawet lat, para nie jest w stanie dokładnie przewidzieć wszystkiego co wydarzy się w dniu ich ślubu. Ilość spraw do ogarnięcia związanych z technikaliami, problemami gości czy kontaktem z pracującymi w tym dniu firmami może przytłoczyć i przeszkodzić w przeżywaniu chwil (które mijają w mgnieniu oka!) Warto mieć tego dnia wsparcie i człowieka, który będzie stanowić nie tylko dodatkową parę rąk, ale również pomoc logistyczną i organizacyjną. Taką osobą jest wedding planner, świadczący usługę koordynacji dnia ślubu.
Współpraca z konsultantem ślubnym
Usługa koordynacji, zwykle obejmuje wcześniejsze konsultacje oraz stworzenie szczegółowego scenariusza dnia ślubu. Scenariusz- choć w kontekście wesela, może brzmieć zniechęcająco, jest niezbędny, aby Wam pomóc- żeby wszystko co sobie wymarzyliście przebiegło sprawnie, bez wpadek i komplikacji. Koordynator wesela, jakim jest WP, ma za zadanie zebrać wszystkie elementy układanki ślubnej, którą sami stworzyliście i złożyć w całość, kiedy Wy przygotowujecie się do wyjścia na ceremonię oraz potem- w trakcie, kiedy dzieje się akcja!
Jak wygląda dzień koordynacji
W zależności od ustaleń, zwykle zaczyna się dla wedding plannera rano (czasem poprzedniego dnia, jeśli trzeba coś dostarczyć do lokalu, odebrać elementy dekoracji, potwierdzić odbiór gotówki dla usługodawców itp.) w miejscu, gdzie odbędzie się wesele. Opowiem jak to wygląda zwykle z mojej własnej perspektywy:
Rano przyjeżdżam do lokalu, przywożę Wasze elementy papeterii, dekoracji, czasem Wasze prywatne rzeczy potrzebne na następny dzień, prezenty dla rodziców itp. W sali, potwierdzam ustalenia związane z ustawieniem, nakryciami, zamówieniami gastronomicznymi, godzinami. Po rozstawieniu nakryć, ustawiam winietki, tablice rozmieszczenia gości. W międzyczasie doglądam czy usługodawcy dotarli na miejsce, odbieram od nich telefony, jestem w stałym kontakcie z florystką, która np. właśnie dekoruje kościół, fotografem, który chce zrobić w międzyczasie zdjęcia lokalu itp. Kontakt do mnie mają Wasi bliscy- można go dać świadkom, rodzicom, którzy czasem, aby nie zawracać Wam głowy drobnostkami- dzwonią do mnie.
Czasem (to mój ulubiony element koordynacji- choć nie zawsze występuje:), zaglądam do pary młodej, dostarczam bukiet Panu Młodemu, koordynuję First Look, badam nastroje, reaguję na potrzeby „last minute”, raportuję co tam słychać w lokalu.
Wracam. Sala prawie gotowa, przebieg powitania potwierdzony, zespół się rozkłada, jadę do kościoła.
W kościele (lub miejscu ceremonii) doglądam dekoracji- czasem sama coś dowożę czy rozkładam. Przygotowuję rożki do sypania, czekam na przybycie pary, zapraszam gości do zajęcia miejsc, kontaktuję się z kierowcami. Po ceremonii, rozdaję konfetti przed kościołem, kieruję gośćmi, zapraszam do autobusów.
W trakcie wesela: pilnuję czasu (nie będziecie mieć pojęcia która godzina:), na bieżąco zbieram informacje od usługodawców- co kto potrzebuje, aby jak najlepiej wykonać swoją usługę. Podejmuję decyzje o zmianach w przebiegu harmonogramu, dostosowujemy go w realu do sytuacji wspólnie z lokalem czy zespołem, abyście nie musieli podejmować tych drobnych decyzji i za każdym razem wstawać od stołu czy odrywać się od rozmowy. Często rozliczam się z usługodawcami, informuję gości o transportach, pomagam w niespodziankach (zdarzają się różne flash moby dla pary młodej;), reaguję w sytuacjach nieoczekiwanych.
Sytuacje nieoczekiwane
Zdarzają się. Przy Waszym weselu pracuje tyle osób i firm, że zawsze ktoś może złapać gumę czy pomylić drogę. Jeśli nie ma mnie- para musi w trakcie wesela rozwiązywać te problemy. Ja zawsze mogę wsiąść w samochód, jakoś zareagować, kogoś przewieźć, albo jechać do najbliższej żabki po alkohol (true story:), kiedy nieoczekiwanie wszyscy chcą pić whiskey!
Zatrudnienie koordynatora to wygoda, spokój i wsparcie w wielu aspektach. Coraz więcej par decyduje się na tę usługę, aby odciążyć siebie i bliskich w tym najważniejszym, wymarzonym, długo przygotowywanym dniu.
Często słyszę od moich znajomych lub klientów, którzy korzystali tylko z konsultacji : „Czemu nie wzięliśmy żadnego koordynatora?! Nie spodziewaliśmy się, że tak to wygląda!”. Oczywiście bywają wesela i pary, które nie mają żadnych organizacyjnych problemów, akceptują wszystkie zmiany, nie przeszkadza im załatwianie szczegółów w trakcie imprezy. Dla pozostałej części jest usługa koordynacji dnia ślubu!
Koordynacja dnia ślubu Kraków, wyceniana jest indywidualnie na podstawie rozmowy z Parą lub przesłanych informacji.
